Peça e Receberás – Como uma Equipe de Usuários Chave bem preparada pode aumentar (e muito) o resultado de sua implantação ERP

Resumo do Artigo:

Usuários Chave capacitados, comprometidos e com disponibilidade são a parte chave para definir e receber as necessidades da empresa na implantação do ERP

• A maior parte das empresas negligencia parte, ou todos esses aspectos, e acaba recebendo resultados insatisfatórios

• A alavancagem e a mistura da equipe com recursos externos, com experiência, podem ajustar essa fórmula e trazer retorno do investimento muito elevado

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Um dos aspectos mais negligenciados nas implantações de ERP que ocorrem, no Brasil e no mundo, são as pessoas. Desde 1991 participo ativamente de dezenas de projetos de ERP e vejo que nós, profissionais de TI, sofremos dessa miopia de visão – focamos muito nos aspectos técnicos da implantação, e não olhamos para as pessoas.

Neste artigo, vou abordar a importância das pessoas do cliente para o sucesso da implantação do ERP. E a grande chave para o sucesso pode se resumir na pequena frase: “Peça e Receberás”. Sim, saber pedir é, para o cliente que vai implantar um ERP, o aspecto mais importante, no que se refere às pessoas.

Em geral, quando a Consultoria solicita a Equipe de Projeto de Implantação de um ERP, pede os Usuários Chave mais qualificados, mais indispensáveis para a operação, e muitas vezes os solicita com disponibilidade de tempo integral, por um período de meses, às vezes mais de um ano. O primeiro erro do cliente, é não dar atenção a isso, disponibilizando menos pessoas que o necessário, ou pessoas com perfil inadequado.

Na sequência, o cliente analisa os custos de Treinamento desses Usuários Chave e chega a conclusão de que são altos demais, que não estão orçados, que não se poderá pagar. E dispensa o Treinamento, ou combina um “Treinamento on the job” para a equipe, que ajuda, mas não endereça a necessidade de se ter esses usuários com um bom conhecimento do sistema.

O que ocorre então? A Equipe de Usuários Chave do Cliente, aquela que vai definir o futuro da operação da empresa, no novo ERP, inicia o projeto com muito pouco conhecimento da nova ferramenta. Então, o que se espera que “peçam” para a Consultoria de implantação?

Dentre os muitos projetos de implantação que participei, e onde analisei as diferentes performances da Equipe do cliente, notei que os melhores resultados estavam onde se tinha os Usuários mais qualificados e preparados (não subestimando, claro, a importância de um Consultor bem qualificado e preparado e de um bom gerenciamento do projeto). E o melhor perfil para o usuário é aquele que possui uma excelente performance em sua posição na empresa, tem uma visão profunda, crítica e detalhada dos processos de negócio, e é muito bem preparado na nova ferramenta a implementar. Comecei a observar que se esse Usuário já tivesse participado de implementações do ERP antes, se já tivesse um bom conhecimento da ferramenta, e tivesse o perfil aqui apontado, ele seria então muito mais performático em sua posição.

Agora, como sabemos que as organizações são, atualmente, muito enxutas em pessoal, que elas prezam muito pela produtividade, quando se tem o advento de uma Implantação ERP, é normal que se tenha muita dificuldade de disponibilizar as pessoas adequadas ao projeto. Mas, juntando essa realidade de escassez de recursos organizacionais, com a necessidade de se ter usuários com experiência na ferramenta a ser implementada, visualizei uma solução que atende os 2 pontos – a contratação de Usuários Chave experientes no ERP, pelo cliente. Considerando que o mercado de ERP no Brasil é bastante maduro, encontramos muitos profissionais que já fizeram o papel de Usuários Chave na implantação de um ERP, em um ou mais clientes. E que podem ser trazidos para um novo cliente, uma nova implantação, para “ajudar o cliente a pedir”

A estratégia que sugiro é de “Mixar”, em um Projeto de Implantação de ERP, os melhores recursos internos, com excelentes recursos externos, Usuários Chave competentes e experientes no ERP a ser implementado. Importante que se dê um tempo – de 1 a 2 meses, para que esses Usuários contratados possam entender e se ambientar com os processos de negócio da empresa, interagindo fortemente com os recursos internos que farão parte do projeto. Esse Mix, esse Blend, provê, na prática, uma equipe muito mais preparada para “Pedir” o que o cliente realmente precisa.

Foi um amigo e Diretor de uma empresa de consultoria parceira, que me sugeriu divulgar mais essa prática que temos na Intechpro – “Formar uma Equipe do Cliente forte, capacitada, com recursos experientes no ERP melhora muito o resultado da implantação”. E em nossa empresa transformamos isso em um negócio – alocando e gerenciando Usuários Chave experientes no ERP, pelo lado do cliente na implantação do ERP, misturando seu conhecimento com o do Usuário Chave antigo do cliente. Um cliente no qual estamos trabalhando atualmente (Fevereiro de 2020) declarou: “Trazer para o projeto de implementação de um ERP da magnitude do SAP ou de outros ERP’s Usuários Chave experientes na ferramenta traz como primeiro benefício repensar os processos, faz com que as pessoas sejam motivadas e  provocadas a rever suas tarefas, a se questionarem se realmente estão entregando o melhor de si e da maneira mais eficiente e eficaz. Além disso, ajuda também a evitar que simplesmente troquemos o ERP e mantenhamos os processos idênticos ao anterior, é fato também que o Usuário Chave externo fortalece o interno nas discussões e possibilidades do novo ERP.” Edvar Silva, CIO, Marluvas Equipamentos de Segurança

A experiência que temos tido na Intechpro em projetos que contam com a participação de Usuários Chave experientes tem sido diferenciada. Muitos outros pontos contam para o sucesso de um projeto, porém quando se tem a equipe certa, se evitam muitos problemas, se evitam retrabalhos, e se chega a uma realização de valor muito mais consistente para a empresa. E é isso que se espera de um projeto ERP – que traga valor para a empresa, benefícios concretos e vantagem competitiva.